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Lehren und Forschen macht den Universitätsalltag spannend und faszinierend. Deshalb sollte der Freiraum dafür möglichst groß und der Aufwand für die Verwaltung so gering wie möglich sein. Klar definierte Abläufe und eine transparente Aufgabenverteilung helfen, dieses Ziel zu erreichen. Eben deshalb haben wir den Fokus auf die Abläufe gelegt und Verwaltungsvorgänge webbasiert in Software abgebildet. Das ist unser Ansatz für die Digitalisierung der Forschungsverwaltung.
Genau so ist
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist
Auf diese Weise bedeutet Digitalisierung viel mehr als nur das Einrichten eines Formulararchivs oder den Aufbau eines Wikis. Nach diesem Ansatz bedeutet Digitalisierung, dass jeder die in seiner Verantwortung liegenden Aufgaben an jedem Ort und zu jeder Zeit, einfach und mit maximaler Unterstützung erledigen kann.
Keine Informationsinfrastruktur besteht alleine aus sich heraus. Die Pflege des Systems und die Unterstützung der Benutzer sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren. Deshalb wurden für
Die Webapplikation ist als Auftragsdatenverarbeitung im Konzept des Software As A Service angelegt. Betrieb und Wartung der Hardware, der Web- und Datenbankserver sowie der Software ist Teil dieses Servicefeldes. Da
Keine Software ist fehlerfrei. Deshalb ist entscheidend, wie auf Fehler reagiert wird. Dafür ist ein dreistufiges Service-Level-System für
Benutzerunterstützung bei
Auf Folgende drei Themengebiete fokussiert sich das Schulungsangebot:
Die Schulungen können dabei ganz individuell auf die Projektbedürfnisse hin angepasst werden. Als Einzelschulung genauso wie als Vortrag vor einem größeren Auditorium.
Verwaltungshandeln an öffentlichen Forschungseinrichtungen ist durch Gesetze, Verordnungen und Handlungsanweisungen umfassend und weitgehend einheitlich geregelt.
Der Entwicklungsansatz für
Die Gestaltung der Plattform folgt dabei einer transparenten Systematik zur Abbildung von Forschungseinrichtungen. Dieses Konzept ruht auf drei Säulen:
Folgende interaktive Grafik verdeutlicht den Zusammenhang:
Damit die Integration nahtlos gelingen kann, sind zwei grundlegende Konzepte implementiert. Die WorkflowEngine als Konzept zur Unterstützung der Verwaltungsabläufe und ein auf die Belange im Universitätsumfeld zugeschnittenes, flexibles Projektstrukturkonzept als Rahmen für die Mittelplanung, die Mittelüberwachung und die gedlgeberorientierte Berichterstattung über die Mittelverwendung.
Workflows sind Schritt für Schritt zu erledigende Verwaltungsvorgänge. Jeder Schritt ist in sich abgeschlossen formuliert und wird am Ende durch den oder die erledigenden Mitarbeiter in Form einer digitalen Signatur aktiv als erledigt gekennzeichnet.
Anhand eines Dienstreiseworkflows sei dieses Vorgehen idealtypisch illustriert. Der Workflow für Dienstreisen ist im Rahmen des Institutsmanagements am Lehrstuhl angesiedelt. In diesem Workflow sind vier Benutzerrollen involviert:
Folgender Ablauf ist für den Dienstreise-Workflow angelegt:
| Stepdetail | Beschreibung |
|---|---|
| Status | in Erfassung |
| Workflowschritt | |
| Aufgabe | |
| Workflow-Task |
In dieser schrittweisen Formulierung ist in jeder Phase des Workflows klar, wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Alle notwendigen Dokumente wie Einladungsschreiben, Ausgabenbelege oder Anträge auf Vorschusszahlungen werden direkt zum Vorgang abgelegt. Mit Abschluss einer Workflowphase werden die relevanten Mitarbeiter über die Statusänderung und die gegebenenfalls daraus resultierenden Aufgaben per Email informiert.
Diese klare Trennung der Workflowformulierung vom Rollenkonzept ermöglicht die nahtlose Einbindung in das individuelle Organisationssystem der Einrichtung. Egal ob Department- oder Ordinariatsstruktur: Die Formulierung des Workflows orientiert sich an den gesetzlichen Vorgaben. Die Durchführung der Aufgaben in Form der Rollenzuweisung wird individuell an die Gegebenheiten vor Ort angepasst.
Jede Art der Förderung im Forschungsumfeld unterliegt eigenen Regeln bei der Mittelbewirtschaftung. Im Grundsatz gilt dabei die Landeshaushaltsordnung. Diese wird durch Regelwerke ergänzt, die mit öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Fördereinrichtungen vertraglich festgelegt sind. Um diese Regelwerke zu fassen, ist auf
Projekte sind durch Ziele, Maßnahmen und Ressourcenausstattung einheitlich beschrieben. In dieser Struktur sind Budgets und Ausschöpfung vergleichbar und somit die Mittelplanung und -überwachung transparent – unabhängig von Haushalts- oder Drittmittelprojekten. Ähnlich klar lässt sich der Projektablauf standardisiert in drei Phasen gliedern: die Planung, die Realisierung und das Reporting.
Die Projektstruktur ist hierarchisch aufgebaut. Jedes Projekt ist einer Förderlinie zugeordnet. Auf diese Weise ist der formale Rahmen für das Projekt gesetzt. Im Projektaufbau wird bei
Folgende Grafik beschreibt die Strukturelemente:
In dieser Struktur lassen sich sämtliche Projekte im Forschungsumfeld für die Verwaltung abbilden. Dies gilt unabhängig von der Förderlinie oder der Größe des Projektes. Fakultätshaushalte lassen sich auf diese Weise genauso zusammenführen wie Einzelförderungen oder Lehrstuhl- und universitätsübergreifende Projekte wie z.B. EU-Grants oder DFG-geförderte Exzellenzcluster.
Der unschlagbare Vorteil dieser Strukturierung liegt in den Möglichkeiten, die sich daraus zur Auswertung der Daten ergeben. Sie ermöglicht Finanzübersichten im Projekt oder projekübergreifend, nach strategischen Gesichtspunkten zur Planung der Ressourcenausstattung oder zur Abbildung des Finanzstatus für jede beliebige Ebene in der Kostenstellenstruktur der Einrichtung.
Die Projektstruktur stellt den Rahmen, innerhalb dessen ein Projekt umgesetzt werden kann. Für die gesamte Dauer des Projekts hält
Ein idealtypischer Projektablauf sei in der nachfolgenden Graphik skizziert. Die Laufzeiten von Projekten und Teilprojekten können dabei variieren. Je nach Projekt verläuft der Entwicklungspfad während der Gesamtlaufzeit zyklisch in Phasen.
Hochschulen sind in der Regel dreistufig gegliedert. Die Hochschulleitung formt in Ihren Gremien den strategischen Entwicklungspfad, erfüllt hochschulübergreifende Aufgaben und vertritt die Einrichtung nach außen. Träger der Lehr- und Forschungsleistung sind die Fakultäten mit Ihren Ordinariaten, Fach- und Nachwuchsfachgebieten. Auf jeder dieser Ebenen fallen eigene und übergreifende Verwaltungsvorgänge an. Die allermeisten Vorgänge sind dabei gesetzlich oder durch Verordnungen einheitlich geregelt und auf
Folgende interaktive Grafik zeigt ein idealtypische Hochschulstruktur und die Aufgabenverteilung auf den unterschiedlichen Ebenen:
Vorgänge prozessorientiert und datenbasiert in einem Informationssystem abzubilden eröffnet die Möglichkeit, die Daten unterschiedlicher Verwaltungsvorgänge miteinander zu vernetzen. Vernetzen bedeutet, die Daten aus einem Vorgang bei der Bearbeitung anderer Vorgänge zur Verfügung zu haben.
Für die Notwendigkeit zur Vernetzung gibt es mannigfaltig Beispiele:
Unser Ziel ist es, durch Vernetzung den Such- und Koordinationsaufwand für jeden einzelnen Vorgang zu minimieren.
Darauf sind wir stolz: Komponenten aus den Modulen Institutsmanagement und Mittelbewirtschaftung finden in ganz unterschiedlicher Kombination im Verwaltungsalltag Anwendung.
| Zentrum für Klinische Tiermedizin, Tierärztliche Fakultät an der Ludwig-Maximilians-Universität München |
| Die Fakultät nutzt die Komponente |
| Lehrstuhl für Flugsystemdynamik, TUM School of Engineering and Design, Department of Aerospace and Geodesy an der Technischen Universität München |
| Der Lehrstuhl nutzt die Komponten Mittelüberwachung und Personalvertragsverwaltung aus dem Modul Institutsmanagement für die durchgehend digitale Abbildung der Finanzplanung und Mittelüberwachung am Lehrstuhl. |
| Lehrstuhl für Hubschrauber und Senkrechtstarter, TUM School of Engineering and Design, Department of Aerospace and Geodesy an der Technischen Universität München |
| Der Lehrstuhl nutzt die Komponten Mittelüberwachung und Personalvertragsverwaltung aus dem Modul Institutsmanagement für die durchgehend digitale Abbildung der Finanzplanung und Mittelüberwachung am Lehrstuhl. |
| Lehrstuhl für Informationstechnische Regelungen, TUM School of Computation, Information and Technology, Department of Computer Engineering an der Technischen Universität München |
| Der Lehrstuhl nutzt die Komponten Dienstreiseantrag, Urlaubsantrag und Krankmeldungen sowie die Komponenten Mittelüberwachung und Personalvertragsverwaltung aus dem Modul Institutsmanagement. |
| Lehrstuhl für Steuerungs- und Regelungstechnik, TUM School of Computation, Information and Technology, Department of Computer Engineering an der Technischen Universität München |
| Der Lehrstuhl nutzt die Komponten Dienstreiseantrag, Urlaubsantrag und Krankmeldungen sowie die Komponenten Mittelüberwachung und Personalvertragsverwaltung aus dem Modul Institutsmanagement.. |
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HR-Recycler |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation, der Arbeitszeitdokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. | |
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Seaclear |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation, der Arbeitszeitdokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. | |
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ReHyb |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation, der Arbeitszeitdokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. | |
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Co-Man |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation, der Arbeitszeitdokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. | |
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ConPDmode |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation, der Arbeitszeitdokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. |
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Studienzuschussmanagement |
Begleitung der Projektverwaltung bei der Antragstellung, der Mittelüberwachung und dem Projektreporting für die folgenden Einrichtungen an der Technischen Universität München:
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EEBatt - Dezentrale Stationäre Batteriespeichersysteme |
| Ein Projekt der Munich School of Engineering. Begleitung der Projektverwaltung bei der projektinternen Antragstellung, der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation und des Projektreportings. |
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Exzellenzcluster CoTeSys - Cognition for Technical Systeme |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. | |
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SFB-Transregio 28: Kognitive Automobile |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. | |
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SFB 768:Zyklenmanagement von Innovationsprozessen |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. | |
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SFB-Transregio 40:Technologische Grundlagen für den Entwurf thermisch und mechanisch hochbelasteter Komponenten zukünftiger Raumtransportsysteme |
| Begleitung der Projektverwaltung bei der Mittelüberwachung, der Ausgabendokumentation und der Erstellung der Verwendungsnachweise. |